Workfold

Workfold by Symtix (Mac, iPhone, iPad, Apple Watch)

Workfold organisiert Projekte, Aufgaben und Deadlines in einem Ordner, den Sie selbst auswählen. Die App sendet keine Daten an uns oder an Dritte und enthält keinen Code für Internetverbindungen. Ob und wie der Ordner mit anderen Geräten oder Personen abgeglichen wird (zum Beispiel über iCloud Drive, OneDrive oder ein Netzlaufwerk), entscheiden Sie mit dem Dienst, den Sie dafür nutzen; für diesen Dienst gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

Der von Ihnen gewählte Ordner

Workfold greift nur auf den Ordner zu, den Sie bei der Einrichtung auswählen. Die Mac-App liest dort Dateinamen, Ordnerstruktur, Größen und Änderungszeiten, aber keine Dateiinhalte. Einzige Ausnahme sind Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien: Aus ihnen liest sie nur das Feld „Zuletzt geändert von“, um zu erkennen, wer eine Datei geändert hat. Außerdem prüft die Mac-App die Angabe von macOS, wann eine Datei auf diesem Mac zuletzt geöffnet wurde. Ordner, die Sie als geschützt eintragen, und die in den Vorlagen geschützten Ordner (zum Beispiel für Studiendaten) liest die App gar nicht. iPhone und iPad lesen nur die Daten von Workfold im Ordner (siehe unten).

Was Workfold im Ordner speichert

Im Unterordner _Workfold legt die App ihre Daten als Textdateien ab: das Team (angezeigter Name, die in Office-Dateien verwendeten Namen, Farbe), Projekte, Aufgaben, Jahresziele, Vorlagen und ein Änderungsprotokoll (welche Datei wann neu angelegt, geändert, verschoben oder gelöscht wurde und, soweit erkennbar, von wem). Für neue Projekte legt die App Unterordner an. Gesicherte Versionen sind Kopien Ihrer Dateien im Ordner _Versionen des jeweiligen Projekts; automatisch gesicherte Kopien löscht die App nach der eingestellten Aufbewahrungszeit. Alle, die Zugriff auf den Ordner haben, können diese Daten sehen.

Was nur auf Ihrem Gerät gespeichert wird

Ihre Einstellungen (Zugriff auf den gewählten Ordner, Ihr Eintrag im Team, geschützte Ordner, Kalender, Morgen-Nachricht, Versionen), auf dem Mac außerdem der Stand der letzten Durchsicht (Liste der Dateien mit Größe und Änderungszeit) und eine Liste der gesicherten Versionen. Alles liegt im geschützten App-Bereich des Geräts, auf dem Mac unter ~/Library/Containers/eu.symtix.workfold.

Kalender (optional, nur mit Ihrer Erlaubnis)

Wenn Sie es einschalten, trägt Workfold Fälligkeiten und Deadlines (standardmäßig nur Ihre eigenen Aufgaben) als ganztägige Termine in den Kalender ein, den Sie auswählen, und hält sie aktuell. Die Termine enthalten den Namen der Aufgabe und des Projekts sowie eine Kennung in den Notizen, nie Dateinamen oder Inhalte. Workfold sucht im gewählten Kalender nur nach diesen eigenen Einträgen und ändert oder löscht nur sie; schalten Sie die Funktion ab, entfernt die App ihre Termine wieder. Wird der Kalender über einen Dienst abgeglichen (zum Beispiel iCloud oder Exchange), gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

Mitteilungen, Widgets und Apple Watch

Die Morgen-Nachricht erzeugt die App lokal auf dem Gerät. Für Widgets und die Anzeige auf dem Zifferblatt legt sie eine kurze Übersicht (anstehende Aufgaben mit Projekt und Datum, Anzahl neuer Änderungen, Vornamen) im geschützten Bereich des Geräts ab. Die Apple Watch erhält diese Übersicht direkt von Ihrem iPhone über die Verbindung zwischen beiden Geräten.

Automatischer Start (nur Mac, optional)

Auf Wunsch startet die App beim Anmelden am Mac. Das schalten Sie in den Einstellungen der App ein und aus.

Angabe im App Store

Wir erhalten keine Daten aus der App. Unsere Angabe im App Store lautet daher „Keine Daten erfasst“.

Häufige Fragen zu Workfold

Auf dem iPhone oder iPad erscheinen keine Änderungen an Dateien.

Änderungen an Dateien erkennt die Mac-App. Auf iPhone und iPad erscheinen sie, sobald ein Mac, auf dem Workfold mit demselben Ordner läuft, sie erfasst hat und der Ordner abgeglichen ist.

Bei einer Änderung steht „unklar“.

Workfold erkennt die Person am Feld „Zuletzt geändert von“ in Office-Dateien oder daran, dass die Datei kurz vorher auf ihrem Mac geöffnet wurde. Tragen Sie auf dem Mac unter Einstellungen → Team bei „Namen in Office“ die Namen ein, die Word, PowerPoint und Excel bei Ihnen anzeigen (Datei → Informationen → „Zuletzt geändert von“). Lässt sich die Person nicht feststellen, bleibt „unklar“ stehen; Workfold rät nicht.

Wie nehme ich einen Ordner mit vertraulichen Daten aus?

Auf dem Mac unter Einstellungen → „Geschützte Ordner“. Diese Ordner liest Workfold gar nicht.

Es erscheinen keine Termine im Kalender.

Erlauben Sie den Kalenderzugriff (Mac: Systemeinstellungen, iPhone und iPad: Einstellungen, jeweils „Datenschutz & Sicherheit“ → „Kalender“) und wählen Sie in Workfold einen Kalender. Standardmäßig trägt Workfold nur Ihre eigenen Aufgaben ein.

Die Morgen-Nachricht kommt nicht.

Prüfen Sie unter „Mitteilungen“, ob Workfold Mitteilungen senden darf. Auf iPhone und iPad plant Workfold die Nachricht bei jedem Öffnen für den nächsten Morgen neu; öffnen Sie die App deshalb ab und zu.

Wie lösche ich meine Daten?

Die gemeinsamen Daten löschen Sie, indem Sie im Ordner den Unterordner _Workfold löschen (damit sind sie für alle im Team weg) und gesicherte Versionen in den Ordnern _Versionen. Kalendertermine entfernt Workfold, wenn Sie den Kalender in der App abschalten. Alles andere entfernen Sie auf iPhone, iPad und Apple Watch durch Löschen der App, auf dem Mac zusätzlich durch Löschen des Ordners ~/Library/Containers/eu.symtix.workfold. Ihre eigenen Dateien bleiben dabei unverändert.